Concepto de secretaria
Es una profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencias de un superior o jefe a quien les lleva una agenda, las custodia una actividades y le ordena documentos de la oficina. Es una persona que con eficiencia y eficacia cumple una tareas siendo organizada, cortés, prudente y amable. En fin es la cordialidad central de la empresa o la imagen que se proyecta con desencia, prudencia, ética y principios atendiendo a todos los clientes y colaborando con los compañeros de trabajo para se un buen equipo, osea la auxiliar administrativa del gerente.
Perfil de la secretaria
Debe ser una persona que se le tenga plena confianza, y cumpla las siguientes características:
Buena presencia.
Buen tacto, amable, cortés y seria.
Excelente redacción y ortografía.
Facilidad de expresión verbal y escrita.
Persona proactiva y organizada.
Facilidad para interactuar en grupo.
Dominio de Windows, Microsoft office y Internet.
Brindar apoyo a todos los departamentos.
Desempeñarse eficientemente en el cargo.
Aptitud para la organización.
Buenas relaciones interpersonales.
Dinámica y entusiasta.
Habilidades para la planeación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
Funciones de la secretaria
v Ser puntual en todas sus actividades y funciones.
v Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
v Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de esto.
v Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados y así desarrollar bien el trabajo asignado.
v Mantener descripción sobre todo lo que respecta a la empresa.
v Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamento dentro de la empresa.
v Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
v Obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.
v Actualizarse en conocimientos y habilidades continuamente.
v Desarrollar eficiente y eficazmente cada una de las actividades programadas por la empresa.
v Ser dinámica, recursiva y creativa en todos sus oficios.
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